Jahrelang stritt und verhandelte man über ihn, aber am 1. Januar 2021 wurde er dann schließlich Realität: der Brexit. An diesem Tag trat eine Reihe neuer Zollbestimmungen für Transporte zwischen EU-Staaten und dem Vereinigten Königreich (VK) in Kraft. Wir haben uns schon fast daran gewöhnt. Darum lassen Sie uns einmal Bilanz ziehen. Wie reibungslos verlaufen eigentlich heute die Transporte zwischen der EU und dem VK? Und was können Sie als Transportunternehmen tun, um die Situation zu verbessern und die Qualität Ihrer Dienstleistungen zu steigern? Vielleicht bietet Ihnen der Brexit Chancen, sich positiv von Ihren Mitbewerbern zu unterscheiden.
Auswirkungen des Brexits auf Transporte
Eine der auffälligsten Veränderungen für Transportunternehmen ist, dass sich Fahrer bei Ankunft im VK wieder „altmodisch“ bei den Zollstellen zu melden haben. Darauf musste man sich erst einmal einstellen. An die Vorteile des freien Warenverkehrs hatten wir uns nach all den Jahren der europäischen Einigung gewöhnen dürfen, aber plötzlich sollen wir wieder mit unseren Transportpapieren zum Zollamt. Außerdem sind zur Ausfuhr und Einfuhr vorab bestimmte Waren wieder digital anzumelden und Sie müssen für jede Sendung eine 18-stellige Movement Reference Number (MRN-Nummer) beantragen.
Falsche MRN-Nummern
Ganz reibungslos verlief die Einführung der neuen Formalitäten nicht, vor allem am Anfang. Fahrer mussten oft stundenlang warten, bevor sie bei den an verschiedenen Orten in England eilig errichteten „Customs offices“ an die Reihe kamen. Lkw-Fahrer, die darauf keine Lust hatten oder nicht gut informiert waren, fuhren weiter und riskierten damit hohe Geldbußen für ihren Chef oder den Auftraggeber. Auch bei den MRN-Nummern ging nicht selten einiges schief. Fahrer hatten entweder keine oder eine andere Nummer als die bei der (digitalen) Anmeldung mitgeteilte dabei. MRNs wurden manchmal falsch abgeschrieben …
Transportdokumente digitalisieren
Eine wichtige Lehre, die wir nach einem halben Jahr Brexit ziehen können, ist, dass man als modernes Transportunternehmen nicht mehr ohne ein korrektes und zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem auskommt. Zollformulare, CMR-Frachtbriefe, Liefernachweise, Zugangsrichtlinien, Versicherungspapiere – die Liste der Transportunterlagen ist inzwischen so lang geworden, dass es unmöglich ist, darüber mit einem einfachen Ordnersystem und/oder einem Excel-Dokument Buch zu führen. Die Dokumentenverwaltung ist ein separater Unternehmensprozess. Es muss genauestens nachgehalten werden, welche Version eines Dokuments für welchen Zeitraum die richtige bzw. gültige ist. Welcher Fahrer muss welche Dokumente bei welcher Fahrt mitführen?
Dokumente haben einen bestimmten Status, der auch die Erledigung bestimmter Aufgaben erforderlich macht, die Sie keinesfalls vergessen dürfen. Wenn Sie beispielsweise versäumen, ein Zolldokument rechtzeitig abzumelden, kann nach zwei oder drei Monaten eine vom Finanzamt verhängte hohe Geldbuße auf Sie zukommen, die sich in manchen Fällen auf Zehntausende Euro belaufen kann. Oft lässt sich ein Bußgeld zwar noch abwenden, aber damit ist für Sie tagelang zusätzliche (unbezahlte) Arbeit verbunden. Nur durch die systematische Speicherung von Dokumenten und die Organisation eines geregelten Arbeitsablaufs hierfür arbeiten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizient und Sie erfüllen alle Rechtsvorschriften.
Workflow für Fahrer
Wie uns der Brexit gelehrt hat, ist es auch für Fahrer wichtig, Verwaltungsaufgaben gut zu organisieren. Lkw, ausgerüstet mit Bordcomputern, auf denen alle benötigten Dokumente digital verfügbar waren, kamen relativ problemlos und stressfrei durch den Zoll. Anhand eines interaktiven Workflows konnten Fahrer alle Formalitäten Schritt für Schritt durchlaufen und damit minimierte sich das Verwechslungsrisiko. Diejenigen, die über mobile Terminals verfügten, konnten die MRNs schnell und fehlerlos scannen lassen. Statusänderungen wurden direkt mit dem Büro synchronisiert, sodass Auftraggeber schnell über die Fortschritte auf dem Laufenden waren und niemand mit Überraschungen konfrontiert wurde.
Zuverlässige ETAs
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen verkürzt Ihre Durchlaufzeiten und beugt Geldbußen vor. Doch ganz gleich, wie gut Sie es organisieren, Sie werden nie vermeiden können, dass es bei Grenzübertritten ins VK dennoch zu Verzögerungen kommt. Auch durch die Art und Weise, wie Sie damit umgehen, zeigen Sie, wie professionell Sie sind. Ihre Auftraggeber werden es sehr schätzen, wenn Sie vollkommene Transparenz bezüglich Be- und Entladezeiten bieten und möglichst zuverlässige ETAs angeben. Haben Sie schon einmal über eine Visibility-Plattform wie Sixfold nachgedacht? Wir bei Trimble haben sie in unser Planungstool FleetCockpit integriert. Unsere Kunden können damit in Echtzeit auf Daten zu Verzögerungszeiten auf allen relevanten Strecken in Europa zugreifen, was es ihren Disponenten ermöglicht, für Lkw die Ankunftszeit am Zielort genau zu prognostizieren.
Eine Chance, sich zu profilieren
Die Zeit des freien Verkehrs zwischen dem Vereinigten Königreich (VK) und den EU-Staaten ist leider endgültig zu Ende. Durch die Digitalisierung Ihrer Verwaltungsprozesse können Sie als Transportunternehmerin oder Transportunternehmer gerade jetzt zeigen, dass Sie sich von anderen Anbietern abheben. Das ist die Chance, sich über eine zügige Abwicklung der Formalitäten, zuverlässige Informationen und garantierte Einhaltung der neuen Rechtsvorschriften als professioneller Transportpartner zu profilieren.
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem beugt Stress vor und verbessert Ihre Wettbewerbsposition. Dann wäre der Brexit doch noch für etwas gut!
