Effizienz optimieren 22 Mär 2021

Papierloser Transport: endlich frei von Papierkram

Fahrer mögen die vielen Papiere, die sie jeden Tag in ihrem Lkw mit sich führen und erledigen müssen, in der Regel nicht besonders. Führerschein, Versicherungspapiere und Fahrzeugschein sind natürlich unverzichtbar, aber diverse andere Unterlagen wie z. B. Zufahrtsanweisungen, ADR-Richtlinien, Sicherheitswarnungen und Corona-Regeln, braucht ein versierter Fahrer eigentlich nicht.

Er fährt seit Jahren die gleichen Be- und Entladestellen an und kennt alle Regeln und Vorschriften schon auswendig. Daher müsste er doch eigentlich all diese Formulare gar nicht bei sich haben. Aber auch die erfahrensten Fahrer sind verpflichtet, diese Dokumente während einer Tour mitzuführen - sei es aufgrund einer gesetzlichen Vorgabe, weil der Kunde es verlangt oder es z. B. die Qualitätsrichtlinien der ISO 9001 vorschreiben.

E-Mail- und Whatsapp-Nachrichten

Sie meinen vielleicht, ein Ordner mit Papieren sei unerlässlich? Aber nein, falsch gedacht: Viele Dokumente sind inzwischen auch als PDF-Dateien oder teilweise sogar als Videoanleitung verfügbar. Während ihrer Touren erhalten die Fahrer außerdem oftmals noch E-Mail- und Whatsapp-Nachrichten mit neuen Anweisungen. Das macht die Sache für die Fahrer nicht einfacher, sondern eher unübersichtlicher.

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Stress im Büro

All diese Transportdokumente sind auch eine Ursache von steigendem Stress für Ihr Büropersonal. Schließlich muss es dafür sorgen, dass jeder Fahrer für jede Fahrt die richtigen Formulare dabei hat und diese bei Tourbeginn für ihn bereitstehen. Es ist schon eine komplexe Aufgabe, den Überblick zu behalten, welche Dokumente für welche Fahrten benötigt werden und die jeweils richtige Version eines Dokuments bereit zu stellen. Sicherlich hat Ihr Büropersonal Besseres zu tun, als den ganzen Tag E-Mails und Whatsapp-Nachrichten an die Fahrer zu versenden. Kurz gesagt: Die Verwaltung von Dokumenten kostet Ihr Backoffice viel Zeit und Energie.

Papierloser Transport

Zum Glück gibt es jetzt ein Werkzeug, das dieser aufwendigen Bürokratie ein Ende setzt: Das Modul Document Management im Planungstool FleetCockpit von Trimble bietet Transportunternehmen eine einfache Möglichkeit, ihre Dokumente optimal zu verwalten und Transportprozesse papierlos zu gestalten. Alle Dokumente werden digitalisiert und über Ihr Transportmanagement-System automatisch mit den korrekten Transportaufträgen und Fahreranweisungen verknüpft. Wenn ein Auftrag freigegeben wird, werden automatisch die korrekten Dokumente eingefügt und Sie erfüllen von allein alle Regeln, Anforderungen und Sonderwünsche Ihrer Auftraggeber. Das Modul ermöglicht es den Disponenten auch, Dokumente manuell mit einer Aufgabe zu verknüpfen oder eine Nachricht an einen Fahrer zu senden. Letzteres kann zudem an mehrere Lkw gleichzeitig erfolgen. Über das Fragenmenü auf dem Trimble Bordcomputer werden dem Fahrer zum richtigen Zeitpunkt diejenigen Dateien vorgelegt, die er für den jeweiligen Auftrag benötigt, sodass er diese in der Praxis häufiger verwendet.

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Der Fahrer behält die Kontrolle

Stellen Sie sich vor, was für einen Gefallen Sie Ihren Fahrern damit tun! Sie müssen sich nicht mehr um den Papierkram kümmern und haben immer die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Hand. Ebenfalls nützlich: Über ihr Tablet oder ihre App können die Fahrer Dokumente gezielt suchen und verwalten. Mit einer weiteren Lösung von Trimble, dem Absence Planner, können Urlaubstage aus dem Fahrzeug heraus beantragt werden und Fahrer ihre Gehaltsabrechnungen einsehen. So behalten sie die Kontrolle über ihren eigenen Arbeitsprozess, was Lkw-Fahrer bekanntlich sehr schätzen.

Steigerung des Profits

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems reduziert nicht nur die Arbeitsbelastung, sondern steigert auch Ihren Profit. Ihr Unternehmen wird effizienter und Sie können Ihren Kunden einen höheren Mehrwert bei geringeren Kosten bieten. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken mehr über mögliche Bußgelder machen: Bei eventuellen Kontrollen oder Qualitätsaudits haben Ihre Fahrer stets die richtigen und vorgeschriebenen Dokumente zur Hand.

Denken Sie an die Umwelt

Schließlich dürfen wir auch die Umwelt nicht vergessen. Papierdokumente werden aus Bäumen hergestellt, die gut für die Luftqualität auf diesem Planeten und unser Wohlbefinden sind. Der papierlose Transport bedeutet: Ihre Fahrer und Ihr Büropersonal profitieren von vereinfachten und transparenten Arbeitsabläufen, sie steigern Ihren Profit und verbessern zugleich den CO2-Fußabdruck.