Tras estar debatiendo y negociando durante años sobre este tema, finalmente, el 1 de enero de 2021, el Brexit pasó a ser un hecho. A partir de ese día entró en vigor una nueva normativa aduanera para el transporte entre los países de la Unión Europea y el Reino Unido. Ya nos hemos ido acostumbrando, así que hagamos balance: ¿qué grado de fluidez tiene el transporte entre la Unión Europea y el Reino Unido?, ¿y qué podemos hacer nosotros, como empresa de transporte, para mejorarlo y aumentar así la calidad de nuestro servicio? Quizás el Brexit ofrezca oportunidades para diferenciarnos de nuestros competidores de manera positiva.
Impacto del Brexit en el transporte
Uno de los cambios más notables para las empresas de transporte ha sido que ahora los conductores tienen que volver a pasar, a su llegada al Reino Unido, por las oficinas de aduanas a la antigua usanza. Después de todos estos años de unificación europea, nos habíamos acostumbrado a las ventajas de la libre circulación de mercancías, pero de repente tenemos que mostrar de nuevo nuestra documentación de transporte a los funcionarios de aduanas. Las mercancías de exportación-importación ahora también tienen que ser registradas digitalmente por adelantado y hay que solicitar un número de referencia de movimiento (NRM), de dieciocho dígitos, para cada envío.
Códigos erróneos NRM
La aplicación del nuevo sistema de trámites no ha sido muy fluida, sobre todo al principio. Los conductores a menudo han tenido que esperar durante varias horas antes de que les llegara su turno en las oficinas de aduanas instaladas en varios puntos de Inglaterra a toda prisa. Los conductores que no eran conscientes de ello seguían conduciendo sin parar en estas oficinas y, al hacerlo, se arriesgaban a que les pusieran cuantiosas multas, ya fuera a su jefe o al cliente. Muy a menudo los números NRM tampoco han funcionado bien. Los conductores no los llevaban consigo o bien tenían un código diferente al presentado en la declaración (digital). Otras veces, los NRM estaban incluso mal escritos.
Digitalización de documentos de transporte
Tras seis meses de Brexit, una de las lecciones más importantes que hemos aprendido es que, como empresa de transporte moderna, no podemos prescindir de un sistema de gestión documental adecuado. Formularios de aduanas, CMR, comprobantes de entrega, directrices de acceso, documentos de seguro… la lista de documentos de transporte se ha hecho tan larga que ya es imposible seguirlos todos solamente mediante un simple sistema de carpetas y/o con un documento Excel. La gestión de documentos es un proceso empresarial en sí mismo. Es necesario llevar un registro preciso de la versión correcta de cada documento y en qué fechas es válido. ¿Por lo tanto, qué documentos debe llevar cada conductor para cada viaje?
Los documentos tienen un estado determinado para el que hay que tomar ciertas medidas, las cuales no se pueden olvidar en absoluto ni dejar de tener en cuenta. Por ejemplo, si nos olvidamos de declarar un documento aduanero a tiempo, es posible que unos meses después recibamos una cuantiosa multa por parte de las autoridades fiscales (que puede ascender incluso a decenas de miles de euros). A menudo será posible recurrir una multa de este tipo, pero esto nos llevará varios días de trabajo (no remunerado) adicional, hasta poder resolverla. Gracias a guardar de forma sistemática los documentos y a organizar un flujo de trabajo ajustado en consecuencia, su personal trabajará eficazmente y usted cumplirá con todas las leyes y normativas.
Proceso de trabajo para trabajadores
El Brexit también nos ha enseñado que es importante que los conductores organicen adecuadamente las tareas administrativas. Respecto a los camiones equipados con ordenadores de a bordo, en los que todos los documentos necesarios están disponibles de forma digital, éstos han pasado por la aduana con relativa fluidez y sin estrés. Mediante una sesión interactiva de preguntas, los conductores pudieron realizar todos los trámites paso a paso, lo que minimizó las posibilidades de cometer errores. Aquellos que disponían de terminales móviles, pudieron escanear sus códigos NRM rápidamente y sin errores. Los cambios de estado se sincronizaron inmediatamente con la oficina, de modo que los clientes fueron informados enseguida del progreso, así no hubo sorpresas ni sobresaltos.
ETA fiables (hora prevista de llegada, siglas en inglés de Estimated Time Arrival)
La digitalización de los procesos de trabajo permite acelerar los plazos de entrega y evitar multas. Sin embargo, por muy bien que se organice, nunca se podrán evitar los retrasos en los pasos fronterizos con el Reino Unido. La forma de afrontar estos retrasos también demuestra la profesionalidad de cada uno. Sus clientes apreciarán mucho que usted sea completamente transparente en cuanto a tiempos de carga y descarga, así como al emitir unos plazos de entrega que sean lo más fiables posible. ¿Ha pensado alguna vez en utilizar una plataforma de visibilidad como Sixfold? En Trimble, lo hemos integrado en nuestra herramienta de programación FleetCockpit que permitirá a sus clientes tener acceso a datos en tiempo real de tiempos de retraso en cualquier ruta relevante, en toda Europa. Sus gestores de tráfico podrán así predecir cuándo llegará exactamente un camión a su destino.
Oportunidad de crear un perfil
Lamentablemente, el tiempo de libre circulación entre el Reino Unido y los países de la Unión Europea ha llegado a su fin. Al digitalizar sus procesos administrativos, ahora usted podrá demostrar lo singular que es su empresa de transporte. Esta es su oportunidad de presentarse como socio profesional del transporte, gestionando los trámites sin ningún problema, proporcionando información fiable y garantizando, además, el cumplimiento de las nuevas leyes y normativas.
Un buen sistema de gestión de documentos evitará cualquier estrés y mejorará su posición competitiva. Quizás el Brexit ha resultado útil después de todo.
