Los conductores odian todo el papeleo que tienen que llevar en su camión cada día, como el permiso de conducir, los papeles del seguro, el certificado de registro, etc. Es cierto que un conductor debe llevar todo eso consigo, por supuesto. Aunque toda esa montaña de papeles con instrucciones de acceso, directrices del ADR, advertencias de seguridad y normativas del Covid, ¡no las necesita para nada un conductor experimentado! Esta persona lleva años acudiendo a los mismos lugares de carga y descarga y se sabe de memoria todas las normas y puntos de atención, así que no necesita todos estos formularios.
Sin embargo, los conductores están obligados a llevar todos estos documentos consigo en un viaje, independientemente de la experiencia que tengan. Además de la información sobre la carga y los documentos de "justificante de entrega", a menudo se trata de documentos que el conductor no utiliza mucho en la práctica, pero que está obligado formalmente a llevar siempre consigo. Esto puede deberse a obligaciones legales porque el cliente lo exija o, por ejemplo, porque las directrices de calidad ISO 9001 lo estipulan.
A través de correo electrónico y de envíos de mensajes de texto
Y si además sólo fuera esta carpeta de documentación, pero no: muchos otros documentos están ahora también disponibles como archivos PDF o, en algunos casos, incluso como instrucciones en vídeo. Los conductores reciben correos electrónicos y mensajes de WhatsApp con las últimas instrucciones sobre sus itinerarios. A pesar de todo, esta situación no aclara las cosas para ningún conductor.
Estrés en la oficina
Todos esos documentos de transporte son, sin duda, una fuente de estrés para sus empleados en la oficina. Al fin y al cabo, tienen que asegurarse de que cada conductor tenga los formularios adecuados para cada trayecto y que están listos y esperándole por la mañana. A veces es todo un reto hacer un seguimiento de los documentos que se necesitan en cada ocasión y tener disponible la versión correcta de cada uno de ellos. Los gestores de tráfico seguro que tienen mejores cosas que hacer que tener que enviar correos electrónicos y mensajes de texto a los conductores durante todo el día. En resumen, la gestión de documentos le cuesta a su back office mucho tiempo, además de energía desperdiciada.
Transporte sin soporte papel
Afortunadamente, ahora existe una herramienta que pondrá fin a esta burocracia tan agotadora. Con el módulo de gestión de documentos de la herramienta de planificación FleetCockpit de Trimble, las empresas de transporte podrán controlar fácilmente sus documentos y los procesos de transporte se podrán hacer sin soporte papel. Todos los documentos se digitalizan y se vinculan automáticamente a las órdenes de transporte y a las tareas correctas del conductor, a través de su TMS. Cuando se libera una tarea, se incluyen los documentos adecuados de forma automática y se cumplen todas las normas, requisitos y voluntades. El módulo también permite a los planificadores conectar manualmente los documentos a una tarea o enviarlos a un conductor vía mensaje. También puede enviarse a varios camiones al mismo tiempo. A través del set de preguntas en el ordenador de a bordo Trimble, los archivos se mostrarán al conductor en el momento adecuado para que, en la práctica, los pueda utilizar más a menudo.
Conductor al mando
Imagine lo felices que serían sus conductores. Ellos ya no tendrán que preocuparse por las montañas de papeleo y siempre tendrán la información correcta al alcance de la mano, en cualquier momento o lugar. También resulta práctico por lo siguiente: pueden buscar y gestionar documentos específicos en su tablet o aplicación, al igual que pueden organizar sus días de vacaciones y ver sus nóminas con otra solución de Trimble, Absence Planner. De este modo, tendrán el control de su proceso de trabajo. Esto es algo que, como sabemos, los camioneros aprecian mucho.
Margen de beneficio más elevado
Al introducir un sistema de gestión digital de documentos, no sólo reducirá el estrés en las fábricas, sino que también su margen de beneficio se verá beneficiado. Su negocio será más eficiente y usted podrá ofrecer más valor añadido a su cliente a menor coste. Sumado a esto, ya no tendrá que preocuparse por posibles multas puesto que, en caso de controles o auditorías de calidad, sus conductores tendrán siempre a mano los documentos obligatorios adecuados.
Piense en el medio ambiente
Y no nos olvidemos del medio ambiente. Al fin y al cabo, todos esos documentos en papel están hechos de árboles que resultan muy necesarios para nuestro bienestar y para la calidad del aire en este planeta. Transporte sin soporte papel... si no lo hace por los conductores, por el personal de su oficina o por su margen de beneficios, al menos hágalo por la huella de CO2.
