Ils se sont disputés et ont négocié pendant des années, mais le 1er janvier 2021, c'était enfin une réalité : le Brexit. À partir de ce jour, une nouvelle réglementation douanière est entrée en vigueur pour le transport de marchandises entre les pays de l'UE et le Royaume-Uni (UK). Nous sommes maintenant presque habitués, alors faisons le point. Dans quelle mesure les transports entre l'UE et le Royaume-Uni sont-ils fluides ? Et que pouvez-vous faire, en tant qu'entreprise de transport, pour améliorer la situation et augmenter la qualité de votre service ? Peut-être le Brexit offre-t-il des opportunités de vous différencier de vos concurrents de manière positive.
Impact du Brexit sur les transports
L'un des changements les plus notables pour les entreprises de transport est que les conducteurs doivent maintenant se présenter à nouveau aux bureaux de douane « à l'ancienne » à leur arrivée au Royaume-Uni. Il a fallu un certain temps pour s'y habituer. Après toutes ces années d'unification européenne, nous nous étions habitués aux bienfaits de la libre circulation des marchandises, mais tout d'un coup nous devons à nouveau montrer nos papiers de transport à M. le douanier ou Mme la douanière. Les marchandises exportées et importées doivent également être à nouveau enregistrées numériquement à l'avance et vous devez demander un numéro de mouvement (MRN) à dix-huit chiffres pour chaque envoi.
Codes MRN erronés
La mise en œuvre du nouveau système de formalité ne s'est pas très bien déroulée, surtout au début. Les chauffeurs devaient souvent attendre des heures avant que ce ne soit leur tour de passer aux « bureaux de douane » qui avaient été installés à la hâte en divers endroits d'Angleterre. Les conducteurs qui ne voulaient pas attendre ou qui n'étaient pas conscients de cette obligation avaient continué leur route, risquant ainsi de lourdes amendes pour leur patron ou le client. Très souvent, Le MRN était également à l'origine de problèmes. Les conducteurs ne l'avaient pas avec eux ou avaient un code différent de celui envoyé dans la déclaration (numérique). Parfois, les MRN avaient été mal saisis...
Numérisation des documents de transport
Après six mois de Brexit, l'une des leçons les plus importantes que nous ayons apprise est qu'une entreprise de transport moderne ne peut pas se passer d'un système de gestion des documents convenable. Formulaires douaniers, CMR, preuves de livraison, directives d'accès, papiers d'assurance ; la liste des documents de transport est devenue si longue qu'il est impossible de garder trace de tous ceux-ci avec un simple système de dossiers et/ou d'un document Excel. La gestion des documents est un processus commercial en soi. Vous devez conserver des enregistrements précis de la version correcte d'un document et des dates de validité. Quel conducteur doit avoir avec lui quels documents pour quel trajet ?
Les documents ont également un certain statut pour lequel des actions doivent être entreprises, actions que vous ne pouvez absolument pas oublier. Par exemple, si vous oubliez de déclarer un document douanier à temps, deux ou trois mois plus tard vous recevrez une lourde amende de la part de l'administration fiscale, amende s'élevant parfois à des dizaines de milliers d'euros. Vous pouvez souvent corriger une telle amende, mais il vous faudrait plusieurs jours de travail supplémentaire (non rémunéré) pour résoudre le problème. Ce n'est qu'en enregistrant systématiquement les documents et en organisant un flux de travail draconien que vos employés travailleront efficacement et que vous serez en conformité avec toutes les lois et réglementations.
Flux de travail pour les conducteurs
Le Brexit nous a également appris qu'il est important pour les conducteurs de bien organiser les tâches administratives. Les camions équipés d'ordinateurs de bord, où tous les documents nécessaires étaient disponibles sous forme numérique, ont passé la douane de manière relativement fluide et sans stress. Grâce à un parcours de questions interactif, les conducteurs ont pu effectuer toutes les formalités étape par étape, réduisant les risques d'erreur. Ceux qui disposaient de terminaux mobiles ont pu faire scanner leurs codes MRN rapidement et sans erreur. Les changements de statut ont été immédiatement synchronisés avec le bureau, de sorte que les clients ont été rapidement informés de la progression et qu'il n'y a pas eu de surprises.
ETA fiables
La numérisation des flux de travail accélère vos délais de livraison et évite les amendes. Mais peu importe votre organisation, vous ne pourrez jamais éviter les retards aux passages frontaliers avec le Royaume-Uni. La façon dont vous gérez ces retards montre également votre professionnalisme. Vos clients apprécieront grandement que vous soyez totalement transparent sur les temps de chargement et de déchargement et que vous émettiez les ETA les plus fiables possible. Avez-vous déjà pensé à une plateforme de visibilité comme Sixfold ? Chez Trimble, nous l'avons intégrée à notre outil de planification FleetCockpit. Nos clients ont ainsi accès à des données en temps réel sur les retards pour tous les itinéraires pertinents en Europe, ce qui permet à leurs planificateurs de prédire exactement quand un camion arrivera à destination.
Possibilité de profilage
Malheureusement, l'époque de la libre circulation entre le Royaume-Uni (UK) et les pays de l'UE est révolue. En numérisant vos processus administratifs, vous pouvez désormais démontrer que votre entreprise de transport se distingue. C'est l'occasion de vous présenter comme un partenaire de transport professionnel en réalisant les formalités en douceur, en fournissant des informations fiables et en garantissant le respect des nouvelles lois et réglementations.
Un bon système de gestion de documents empêche le stress et améliore votre position concurrentielle. Peut-être que le Brexit était bon à quelque chose après tout.
