Les personnes qui travaillent dans le secteur des transports attendent avec impatience leurs vacances bien méritées, mais ne se réjouissent pas des formalités administratives qui y sont associées. Donnez à vos employés les outils qui leur permettent de planifier leurs congés aussi agréablement que possible. C'est précisément sur ce point que vous pouvez faire la différence en tant qu'employeur.
Le monde des transports aspire à des vacances bien méritées après une année de travail acharnée et beaucoup de stress lié au Coronavirus. C’est particulièrement le cas pour vos conducteurs qui ont travaillé de longues journées avec des horaires de travail irréguliers, mais bien sûr aussi au reste de votre organisation (administratif, planificateurs, entrepôts,...). Jamais auparavant nous n'avons été aussi impatients de nous détendre au camping, dans une maison de vacances ou tout simplement chez soi.
En tant qu'employeur, il est souhaitable de faciliter autant que possible la prise de congés de votre personnel, mais le travail doit tout de même se poursuivre pour supporter la reprise. Si de nombreuses personnes souhaitent partir en vacances au cours de la même période, vous ne pouvez tout simplement pas honorer toutes les demandes. Sinon, vous ne pourrez assurer vos obligations de service ou les dispositions prévues par la convention collective ou votre accord d’entreprise. Vous devrez parfois demander aux employés de modifier le programme de leurs vacances et de faire temporairement le travail des autres. Et non, ce n'est certainement pas ce que les gens aiment entendre.
Néanmoins, la planification des vacances offre une excellente occasion de montrer votre meilleur côté en tant qu'employeur !
La transparence
Les bonnes pratiques en matière d'emploi commencent par la transparence vis-à-vis des conducteurs et des autres salariés et les moyens d'organiser eux-mêmes la gestion des absences. Le processus est toujours le même : le collaborateur fait sa demande à son manager. En fonction des contraintes, ce dernier approuve ou refuse la demande en expliquant pourquoi. Si la demande est acceptée, le service ressources humaines est informé et le prend en compte. Certaines équipes souhaitent connaître les jours d’absence de ses membres. D’autres ne le pratiquent pas.
Pour faciliter ce processus, le mot clé est la numérisation.
Les tracas administratifs
Donnez à vos employés un aperçu direct de leur solde de jours de congé et laissez-les demander leur congé en ligne. Essayez d'approuver les demandes le plus rapidement possible et de leur épargner tout le fardeau administratif. Rien de plus ennuyeux pour un employé que de devoir chercher à comprendre quelle est la différence entre les jours fériés légaux et extra-légaux. Ou de vérifier si les conventions collectives de travail, les congés de maladie et les contrats à temps partiel ont été correctement appliqués.
Règlement des salaires et des frais
En tant que manager, vous devez également disposer des bons outils pour gérer numériquement les absences de vos collaborateurs. Vous avez besoin d'un aperçu complet de la planification et que vous puissiez voir combien de demandes de congé ont été faites par service. Où se trouvent les chevauchements et où se posent les problèmes de capacité ? Et tout comme vos employés, vous n'avez pas à attendre des actions administratives parfois longues et souvent inutiles et à vous embêter avec des formulaires papier compliqués. Et si vous étiez en mesure d'approuver ou de rejeter les demandes de congé par un simple clic et d'être sûr que les calculs des soldes, agendas, salaires et dépenses soient ajustés automatiquement.
Grande pénurie de conducteurs
Les conducteurs routiers sont des travailleurs professionnels qui souhaitent travailler pour une entreprise où les ressources humaines sont bien organisées. Cela se reflète dans la planification des vacances, mais aussi dans la façon dont vous traitez le signalement des congés de maladie, des jours fériés ou des demandes spéciales dans l'emploi du temps. Les conducteurs sont prêts à travailler le soir, la nuit ou le week-end, mais leur soirée billard du jeudi peut être sacrée. Ils comprendront certainement s'ils ne peuvent pas y participer une fois exceptionnellement car il y a un pic dans les demandes de fret. Cependant, si cela est trop fréquent et s'ils ne se sentent pas écoutés, cela peut les déranger et perturber la relation de travail. Une situation à éviter en période de pénurie de bons conducteurs...
Un bon ressenti
Avec Absence Planner de Solid-Trimble, les conducteurs, les planificateurs et les gestionnaires disposent d'un outil avec lequel les demandes de congé sont traitées de manière transparente, efficace et facile d'utilisation. Les employés ont pour cela leur application Trimble de confiance, sur mobile ou web et les gestionnaires disposent d'un tableau de bord, où ils peuvent immédiatement voir où se produisent les goulots d'étranglement. Ils peuvent effectuer rapidement une rétroaction et les demandes de congé approuvées sont automatiquement synchronisées avec les calendriers de travail et l'administration en charge de la paie.
Avec Absence Planner de Solid-Trimble, vous pouvez rapidement et facilement maîtriser la planification de vos vacances avec des conducteurs satisfaits et le workflow des demandes et approbations. Vos collaborateurs partent avec un bon ressenti et reviendront vers vous bronzés et complètement détendus.
