Les conducteurs détestent avoir à emporter tous ces documents dans leur camion. Le conducteur doit bien sûr avoir son permis de conduire, ses papiers d’assurance et son certificat d’immatriculation dans sa cabine, mais un conducteur expérimenté n’a plus du tout besoin de toutes ces instructions d’accès, directives ADR, consignes de sécurité et règles Covid ! Souvent, il se rend aux mêmes lieux de chargement et de déchargement depuis des années et connaît depuis longtemps toutes les règles et tous les usages, il n’a pas besoin de tous ces formulaires.
Pourtant, les conducteurs, quelle que soit leur expérience, sont tenus d’emporter tous ces documents à chaque trajet. Outre les informations sur le chargement et les documents de preuve de livraison, il s’agit souvent de papiers qu’un conducteur est tenu d’avoir à disposition alors qu’il ne les utilise que très peu. Il doit respecter une obligation légale, une exigence du client ou des normes de qualité comme l’ISO 9001.
Les e-mails et les applications
Si encore tous ces papiers étaient regroupés dans un seul classeur, mais non, beaucoup de documents sont maintenant disponibles au format PDF ou même sous forme d’instructions en vidéo. Les conducteurs reçoivent aussi les dernières instructions par e-mail ou sur WhatsApp pendant leurs trajets. Pour les conducteurs, ce n’est pas évident de s’y retrouver.
Le stress au bureau
Tous ces documents de transport sont aussi une source de stress pour vos collaborateurs au bureau. Ils doivent s’assurer que chaque conducteur emporte les bons formulaires pour chaque trajet et que tous les documents sont prêts chaque matin. Il est parfois difficile de se tenir au courant de tous les documents requis pour chaque trajet et d’avoir la bonne version de chaque document. Et vos planificateurs ont mieux à faire que de passer leurs journées à envoyer des e-mails et des SMS aux conducteurs. En bref, la gestion des documents coûte beaucoup de temps et d’énergie négative à votre équipe d’exploitation.
Le transport sans papier
Heureusement, vous pouvez maintenant employer un outil qui mettra fin à cette bureaucratie énergivore. Avec le module Document Management de l’outil de planification FleetCockpit de Trimble, les entreprises de transport peuvent facilement gérer leurs documents et dématérialiser les processus de transport. Tous les documents sont numérisés et automatiquement liés aux ordres de transport et aux tâches des conducteurs sur votre TMS. Lorsqu’une tâche est attribuée, les bons documents sont inclus automatiquement et vous vous conformez directement à toutes les règles, exigences et volontés du client. Le module permet aussi aux exploitants de lier manuellement des documents à une tâche ou de les envoyer à un conducteur avec un message. Vous pouvez aussi envoyer le message à plusieurs camions en même temps. Avec le questionnaire disponible sur l’ordinateur de bord Trimble, les fichiers sont proposés au conducteur au moment où il en a besoin afin qu’il les utilise plus facilement dans la pratique.
Le conducteur aux commandes
Imaginez le plaisir que vous ferez à vos conducteurs. Ils n’auront plus à se soucier de la paperasse et auront les bonnes informations à disposition en appuyant sur un simple bouton, partout et à tout moment. Une autre fonction pratique : ils pourront rechercher et gérer des documents ciblés à partir de leur tablette ou de l’application, et aussi leurs jours de congé et leurs fiches de paie avec une autre solution de Trimble : l’Absence Planner. Ils maîtriseront et contrôleront leur propre processus de travail, ce que, comme vous le savez, les conducteurs apprécient beaucoup.
Une meilleure productivité
En introduisant un système de gestion numérique des documents, vous réduirez le stress au travail, et votre marge bénéficiaire en profitera également. Votre entreprise gagnera en efficacité et vous pourrez offrir plus de valeur ajoutée à votre client à moindre coût. De plus, vous n’aurez plus à vous soucier d’éventuelles amendes car vos conducteurs auront toujours les documents obligatoires à portée de main en cas de contrôle ou d’audit de qualité.
Pensez à l’environnement
Enfin, n’oublions pas l’environnement. En effet, tous ces documents papier nécessitent de couper des arbres essentiels à notre bien-être et à la qualité de l’air sur notre planète. Le transport sans papier… si vous ne le faites pas pour vos conducteurs, pour votre personnel de bureau ou pour votre marge bénéficiaire… alors faites-le au moins pour votre empreinte CO2.
