La Brexit rende necessaria la digitalizzazione della gestione dei documenti nel settore dei trasporti

Dopo discussioni e negoziati andati avanti per anni, il 1° gennaio 2021 la Brexit è diventata realtà. A partire da quel momento, sono entrate in vigore nuove normative doganali per i trasporti tra i paesi dell’Unione europea e il Regno Unito. Dato che ormai ci abbiamo quasi fatto l’abitudine, è il momento di fare il punto della situazione. I trasporti tra l’Unione europea e il Regno Unito avvengono davvero senza difficoltà? E cosa puoi fare tu, in quanto di azienda di trasporto, per migliorarli e per migliorare anche la qualità dei tuoi servizi? Magari la Brexit potrebbe offrire qualche opportunità per distinguersi positivamente dai tuoi competitor.

Impatto della Brexit sui trasporti

Uno dei principali cambiamenti per le aziende di trasporto è rappresentato dal fatto che adesso, al loro arrivo nel Regno Unito, i conducenti devono nuovamente interfacciarsi con gli uffici doganali alla vecchia maniera. È stato necessario del tempo per riadattarsi. Dopo anni di unificazione europea, ci eravamo ormai abituati ai vantaggi della libera circolazione delle merci, ma ecco che all’improvviso dobbiamo mostrare di nuovo i documenti di trasporto al funzionario doganale. Inoltre, le merci destinate all’esportazione e all’importazione devono essere registrate digitalmente in anticipo e bisogna richiedere un Movement Reference Number (MRN) di 18 cifre per ogni spedizione.

Codici MRN errati

L’implementazione del nuovo sistema procedurale si è scontrata con qualche intoppo, soprattutto nella fase iniziale. Spesso, i conducenti dovevano aspettare ore prima che arrivasse il loro turno agli “uffici doganali” allestiti in tutta fretta in diverse località del Regno Unito. I camionisti che non volevano attendere o che non erano a conoscenza delle nuove procedure non si fermavano, rischiando multe salate per il loro capo o per il cliente. Inoltre, molto spesso si sono verificati sbagli anche con i numeri MRN. I conducenti non li avevano con loro oppure avevano un codice diverso da quello inserito nella dichiarazione (digitale). Altre volte, invece, i numeri MRN erano stati digitati in maniera errata…

Digitalizzazione dei documenti di trasporto

A distanza di sei mesi dall’entrata in vigore della Brexit, la lezione più importante che abbiamo imparato è che un’azienda di trasporto moderna non può farcela senza un adeguato sistema di gestione dei documenti. Moduli doganali, CMR, prove di avvenuta consegna, direttive per l’accesso, documenti dell’assicurazione…L’elenco dei documenti di trasporto si è allungato a tal punto che è impossibile tenere traccia di tutto utilizzando un semplice file e/o un documento Excel. La gestione dei documenti è già un lavoro di per sé. È importante controllare attentamente la versione corretta di un documento e la sua data di validità. Quale conducente deve avere con sé quali documenti e per quale viaggio?

Ci sono, poi, determinate condizioni da rispettare per i diversi documenti e che non possono assolutamente passarci di mente. Ad esempio, se dimentichiamo di dichiarare un documento doganale per tempo, dobbiamo aspettarci una sanzione severa da parte delle autorità fiscali. Talvolta, queste sanzioni possono ammontare anche a decine di centinaia di euro. Spesso è possibile rettificare la multa, ma per risolvere il problema sono necessari giorni di lavoro (non pagato) extra. Soltanto salvando sistematicamente i documenti e mettendo in atto un flusso di lavoro rigoroso, i tuoi dipendenti potranno lavorare in modo efficiente e tu potrai rispettare tutte le leggi e le normative.

Flusso di lavoro per i conducenti

La Brexit ci ha insegnato anche l’importanza, per i conducenti, di organizzare adeguatamente i loro compiti amministrativi. I veicoli dotati di computer di bordo, in cui erano disponibili tutti i documenti necessari in formato digitale, passavano la dogana con relativa facilità e senza stress. Un questionario interattivo consentiva ai conducenti di occuparsi di tutte le formalità passo dopo passo, riducendo al minimo il rischio di errore. Coloro dotati di dispositivi mobili potevano scansionare i codici MRN rapidamente e senza sbagli. I cambiamenti di stato venivano sincronizzati immediatamente con l’ufficio, in modo tale da informare prontamente i clienti sui progressi della spedizione senza sorprese.

Boordcomputer

Orari di arrivo previsti attendibili

La digitalizzazione del flusso di lavoro permette di accelerare le tempistiche e di evitare sanzioni, ma per quanto bene tu lo possa organizzare, i ritardi alle frontiere con il Regno Unito sono inevitabili. Tuttavia, è proprio dal modo in cui gestisci tali ritardi che emerge la tua professionalità. I tuoi clienti apprezzeranno sicuramente la maggiore trasparenza possibile sui tempi di carico e scarico e anche la comunicazione di orari di arrivo previsti (ETA) attendibili. Hai mai pensato ad una piattaforma di visibilità come Sixfold? Noi di Trimble l’abbiamo integrata a FleetCockpit, il nostro strumento di pianificazione. Ciò consente ai nostri clienti di accedere in tempo reale ad informazioni sui ritardi su tutte le principali rotte in Europa, permettendo ai loro responsabili dell’organizzazione di prevedere con esattezza l’orario di arrivo di un veicolo a destinazione.

Brexit ETA transport Sixfold

Opportunità di distinguersi dagli altri

Purtroppo, l’era della libera circolazione tra Regno Unito ed Unione europea è ormai conclusa. Grazie alla digitalizzazione dei processi amministrativi, hai l’opportunità di mostrare ciò che contraddistingue davvero la tua azienda. Questa è la tua occasione per presentarti come partner professionale nel settore dei trasporti, in grado di gestire senza alcuna difficoltà tutte le formalità, fornire informazioni attendibili e garantire il rispetto di tutte le nuove leggi e normative.

Un buon sistema di gestione dei documenti evita condizioni di stress e migliora la tua posizione concorrenziale. Forse, dopo tutto, dalla Brexit abbiamo ottenuto anche qualcosa di buono.

L'autore

Carlo Rosati

Sales Director Trimble Transport & Logistics Italy