I conducenti detestano tutte le scartoffie che devono portare con loro ogni giorno. La patente, i documenti dell’assicurazione, il certificato di immatricolazione…Sì, certo, un conducente deve avere tutti questi documenti con sé. Le istruzioni di accesso, le linee guida ADR, le avvertenze di sicurezza e le normative relative al Coronavirus…un conducente esperto non ne ha bisogno! Frequenta da anni gli stessi siti di carico e scarico e conosce tutte le regole e gli aspetti più importanti a memoria: tutti questi moduli non servono.
Tuttavia, i conducenti hanno l’obbligo di portare questi documenti con loro durante i viaggi, indipendentemente dalla loro esperienza. Ad eccezione delle informazioni sul carico e delle lettere di avvenuta consegna, si tratta spesso di documenti che un conducente non utilizza molto nella pratica, ma la cui presenza a bordo è formalmente richiesta in ogni momento. Ciò può essere dovuto ad obblighi di legge, può essere richiesto dal cliente, oppure può essere stabilito dalle linee guida qualità ISO 9001.
E-mail e messaggi
Se solo tutti i documenti si trovassero in un unico faldone. E invece no! Adesso, molti documenti sono disponibili anche in PDF o, a volte, anche sottoforma di istruzioni video. Inoltre, i conducenti ricevono e-mail e messaggi WhatsApp contenenti le ultime indicazioni per il viaggio. Questo non semplifica certo le cose.
Stress in ufficio
Tutti questi documenti di trasporto sono anche fonte di stress per chi lavora in ufficio. Dopo tutto, devono controllare che ogni conducente abbia i moduli giusti per ogni viaggio e che i moduli siano sempre pronti la mattina. A volte può essere davvero difficile tenere traccia e sapere quali documenti sono necessari per un viaggio e averne a disposizione la versione corretta. I tuoi disponenti dovrebbero avere di meglio da fare invece di inviare e-mail e messaggi ai conducenti per tutto il giorno. In poche parole, la gestione dei documenti rappresenta un costo in termini di tempo e genera energia negativa.
Trasporti senza carta
Fortunatamente, oggi esiste uno strumento in grado di mettere fine a tutto questo. Grazie al modulo Gestione dei Documenti nello strumento di pianificazione FleetCockpit di Trimble, le aziende di trasporto potranno tenere facilmente sotto controllo tutti i documenti, e il processo di trasporto sarà computerizzato. I documenti sono digitalizzati e collegati automaticamente all’ordine di trasporto e all’incarico corrispondente attraverso il nostro Sistema per la Gestione dei Trasporti (TMS). Quando viene assegnato, l’incarico comprende tutti i documenti e, in questo modo, rispetterai automaticamente le regole, i requisiti e le richieste. Inoltre, questo modulo permette ai disponenti di collegare manualmente i documenti a un incarico o di inviarli a un conducente tramite messaggio. Quest’ultimo può essere inviato contemporaneamente a più veicoli. Il questionario sui computer di bordo Trimble permette al conducente di avere i documenti al momento giusto. In questo modo, li userà più spesso.
Conducenti al controllo
Immagina quanto faresti contenti i tuoi conducenti con questa soluzione. Non dovranno più preoccuparsi di tutte le scartoffie e avranno sempre le informazioni giuste a portata di mano, ovunque e in qualsiasi momento. Cos’altro c’è di utile? Possono cercare e gestire documenti specifici sul loro tablet o attraverso la app, così come, con il Pianificatore di assenze, possono programmare le ferie o visualizzare le buste paga. I conducenti potranno tenere sotto controllo il loro ciclo lavorativo, qualcosa a cui, come sai, sono molto attaccati.
Margini di profitto più elevati
L’introduzione della gestione digitale dei documenti ti permetterà non solo di ridurre lo stress dei tuoi dipendenti, ma anche di aumentare i margini di profitto. La tua azienda diventerà sempre più efficiente, e potrai apportare un valore aggiunto più elevato ai tuoi clienti a un costo minore. Inoltre, non dovrai più preoccuparti di eventuali sanzioni. In caso di controlli o di verifiche sulla qualità, i tuoi conducenti avranno tutti i documenti obbligatori a portata di mano.
Pensa all’ambiente
E non dimentichiamoci dell’ambiente! In fin dei conti, la carta di tutti quei documenti viene dagli alberi, che sono così importanti per il nostro benessere e per la qualità dell’aria sulla Terra. Trasporti senza carta… se non lo fai per i tuoi conducenti, per i tuoi dipendenti o per margini di profitto più alti… fallo almeno per ridurre le emissioni di CO2.
