Brexit maakt digitaliseren van document management in transport noodzakelijk

Er werd jaren over gesteggeld en onderhandeld maar op 1 januari 2021 was het dan eindelijk een feit: de Brexit. Vanaf die dag werd een nieuwe set douaneregelingen van kracht voor het transport tussen EU-landen en het Verenigd Koninkrijk (VK). We zijn er al bijna aan gewend geraakt, dus laten we de balans eens opmaken. Hoe soepel loopt dat transport tussen de EU en het VK nu eigenlijk? En wat kunt u als transportonderneming doen om dit te verbeteren en de kwaliteit van uw dienstverlening te verhogen? Wellicht biedt de Brexit kansen om uzelf in positieve zin te onderscheiden van uw concurrenten.

Impact Brexit op transport

Eén van de opvallendste veranderingen voor transportbedrijven was dat chauffeurs bij aankomst in het VK zich weer ‘ouderwets’ bij de douanekantoortjes moeten melden. Dat was weer even schakelen. Aan de zegeningen van een vrij verkeer van goederen waren we na al die jaren van Europese eenwording aardig gewend geraakt, maar opeens mogen we weer met onze transportpaperassen langs meneer of mevrouw de douanier. Ook behoren export- en importgoederen weer vooraf digitaal te worden aangemeld en moet u voor iedere zending een achttiencijferig Movement Reference Number (MRN)-nummer aanvragen.

Verkeerde MRN-codes

Heel soepel ging de invoering van het nieuwe formaliteitenstelsel niet, zeker niet in het begin. Chauffeurs moesten vaak uren wachten voordat ze aan de beurt waren bij de ‘customs offices’, die op diverse plekken in Engeland in de haast waren opgetrokken. Truckers die hier geen zin in hadden of niet op de hoogte waren, reden door en riskeerden daarmee fikse boetes voor hun baas of voor de opdrachtgevende partij. Ook ging het vaak mis met de MRN-nummers. Chauffeurs hadden deze niet bij zich of hadden een andere code dan bij de (digitale) aangifte was doorgegeven. MRN’s werden soms verkeerd overgetypt …

Transportdocumenten digitaliseren

Een belangrijke les die we na een half jaar Brexit kunnen trekken is dat je als modern transportbedrijf niet zonder een fatsoenlijk document management systeem kunt. Douaneformulieren, CMR’s, proof of deliveries, toegangsrichtlijnen, verzekeringspapieren; de waslijst met transportdocumenten is inmiddels zó groot geworden dat het onmogelijk is om die allemaal via een simpel mappensysteem en/of een Excel-document bij te houden. Het beheren van documenten is een bedrijfsproces op zich. Je moet nauwkeurig bijhouden wat de juiste versie is van een document en op welke data deze geldig is. Welke chauffeur moet welke documenten bij welke rit bij zich hebben?

Documenten hebben een bepaalde status waarop ook acties moeten worden ondernomen, acties die u absoluut niet mag vergeten. Als u bijvoorbeeld vergeet een douanedocument op tijd af te melden kunt u na twee of drie maanden een forse boete van de belastingdienst tegemoet zien, die soms wel tienduizenden euro’s bedraagt. Vaak kunt u zo’n boete dan wel recht zetten maar u hebt er dan wel dagen extra werk aan gehad (onbetaald). Alleen door documenten systematisch op te slaan en hier een strakke workflow voor te organiseren, werken uw mensen efficiënt en voldoet u aan alle wet- en regelgeving.

Workflow voor chauffeurs

Ook voor chauffeurs is het belangrijk administratieve taken goed te organiseren, leerde de Brexit. Vrachtwagens uitgerust met boordcomputers waarop alle benodigde documenten digitaal beschikbaar waren, kwamen relatief probleemloos en zonder stress langs de douanes. Aan de hand van een interactief vragenpad konden chauffeurs alle formaliteiten stap voor stap doorlopen en werd de kans op vergissingen minimaal gemaakt. Zij die over mobiele terminals beschikten, konden de MRN-codes snel en foutloos laten scannen. Statusveranderingen werden direct gesynchroniseerd met kantoor waardoor opdrachtgevers snel op de hoogte waren van de voortgang en niemand voor verrassingen kwam te staan.

Boordcomputer

Betrouwbare ETA’s

Het digitaliseren van workflows versnelt uw doorlooptijden en voorkomt boetes. Maar hoe goed u het ook organiseert, u zult er nooit aan ontkomen dat bij grensovergangen met de VK toch vertragingen ontstaan. Ook in de manier waarop u dáármee omgaat, laat u zien hoe professioneel u bent. Uw opdrachtgevers zullen het zeer waarderen als u volledig transparant bent over laad- en lostijden en zo betrouwbaar mogelijke ETA’s afgeeft. Heeft u al eens over een visibility platform als Sixfold nagedacht? Bij Trimble hebben we deze geïntegreerd in onze planningstool FleetCockpit. Onze klanten hebben hiermee toegang tot realtime data over vertragingstijden op alle relevante trajecten in Europa waardoor hun planners precies kunnen voorspellen wanneer een vrachtwagen op zijn bestemming arriveert. 

Brexit ETA transport Sixfold

Kans om te profileren

De periode van vrij verkeer tussen het Verenigd Koninkrijk (VK) en de EU-landen is helaas definitief ten einde. Door het digitaliseren van uw administratieve processen kunt u als transportondernemer juist nu uw onderscheidend vermogen laten zien. Dit is de kans om u als professionele transportpartner te profileren met een vlotte afhandeling van formaliteiten, betrouwbare informatie en gegarandeerde conformiteit aan nieuwe wet- en regelgeving.

Een goed document management systeem voorkomt stress en verbetert uw concurrentiepositie. Is die Brexit toch nog érgens goed voor geweest.

Over de auteur

Kris Haesevoets

Sales Director België, Trimble Transport & Logistics