Jan Bakker Logistiek gebruikt sinds anderhalf jaar Tachotime Manager

Jan Bakker Logistiek uit het Overijsselse Hattemerbroek gebruikt sinds 2019 Tachotime Manager, de tachograafapplicatie van Trimble Transport & Logistics. Wout Hankel, IT-manager bij Jan Bakker, vertelt over de ervaringen met deze oplossing en de wijze waarop de tachograafdata slim worden gebruikt.

Jan Bakker Logistiek is een agrarisch handelsbedrijf dat met een breed assortiment producten en activiteiten actief is in de landbouwsector en voedingsmiddelenindustrie. Zo verhandelt het bedrijf agrarische producten als aardappelen, mais en stro en ook allerlei soorten ruwvoeders, bijproducten en restproducten. Daarnaast beschikt de onderneming over vier melkveebedrijven en heeft het een eigen mestvergistingsinstallatie waarin biogas wordt geproduceerd. Alle logistieke activiteiten voor deze werkzaamheden voert het bedrijf zelf uit. IT-manager Wout Hankel vertelt dat het bedrijf in totaal 250 medewerkers telt en het laatste decennium flink is gegroeid waardoor ook de logistieke activiteiten enorm zijn toegenomen:

“In 2010 hadden we ongeveer 70 voertuigen, maar tegenwoordig zijn dat er al zo’n 130. We hebben nu ongeveer 170 chauffeurs in dienst en schakelen tijdens piekperiodes ook nog eens zo’n 50 zelfstandige charters in.”

Om alle groeiende logistieke stromen in goede banen te kunnen leiden, rustte Jan Bakker Logistiek in 2012 alle voertuigen uit met boordcomputers van Trimble Transport & Logistics. In 2019 werd de software van de digitale tachografen van de voertuigen vervangen door Tachotime Manager, de tachograafapplicatie van Trimble.

“Belangrijkste reden hiervoor was dat het uitlezen en verwerken van de tachograafgegevens voor een steeds grotere werkdruk zorgde”, zegt Hankel. “Door over te stappen op nieuwe tachograafsoftware wilden we de registratie en verwerking van de data over dienst-, rij- en rusttijden verbeteren en kijken of we deze gegevens ook op een andere manier nuttig kunnen toepassen.”

Automatisch gearchiveerd

De implementatie van Tachotime Manager verliep probleemloos en nam niet veel tijd in beslag. Omdat alle voertuigen zijn uitgerust met Trimble-boordcomputers kunnen zowel de bestuurderskaart als het geheugen van de tachograaf op afstand worden uitgelezen. Dit proces verloopt volledig geautomatiseerd en er is geen actie van de chauffeur voor nodig. Hankel:

“Vroeger moesten we naar ieder voertuig toe om alle data handmatig met een speciaal apparaat uit te lezen. Tegenwoordig worden alle gegevens naar de cloud gestuurd via het 4G-netwerk. Dat is een stuk handiger. Vervolgens worden alle data automatisch gearchiveerd, geanalyseerd en overzichtelijk gepresenteerd op een digitaal dashboard. Dat bespaart ons veel administratief werk. Op internet kunnen wij realtime zien wat de rij- en rusttijden van onze chauffeurs zijn, welke bestuurderskaarten niet zijn uitgelezen, welke dreigen te verlopen en of er overtredingen zijn. Het systeem is erg gebruikersvriendelijk, werkt snel en biedt maximaal inzicht in de dienst- rij- en rusttijden van onze chauffeurs. Hierdoor kunnen wij onze tachoadministratie effectief en efficiënt beheren. Tegelijkertijd kunnen we met Tachotime Manager overzichten genereren van bijvoorbeeld ontbrekende gegevens en overtredingen en kunnen we de registratie van de rij- en rusttijden van individuele chauffeurs analyseren.”

Flexibeler opereren

Volgens de huidige regelgeving moeten transportbedrijven één keer per 28 dagen de bestuurderskaart en één keer per 90 dagen de digitale tachograaf uitlezen en opslaan. Bij Jan Bakker worden de tachograafgegevens tegenwoordig aan het einde van iedere week uitgelezen. Er is dan direct overzicht van het aantal gewerkte diensturen van iedere chauffeur en de uren die er nog gewerkt mogen worden. Het bedrijf gebruikt deze gegevens onder andere om flexibeler te kunnen opereren:

“Het komt regelmatig voor dat er nog snel even ergens iets moet worden aangevoerd of afgevoerd. Dan is het handig als je weet welke chauffeurs je voor zo’n klus kunt inzetten zonder de rij- en rusttijdenregelgeving te overtreden. Door de tachograafgegevens vaak uit te lezen beschikken we over deze informatie en kunnen we onze chauffeurs beter inplannen.”

Daarnaast worden de tachograafgegevens soms toegepast als controle op de verloning van de chauffeurs: “Het komt wel eens voor dat er een verschil van mening is met een chauffeur over het aantal gewerkte uren. We kunnen de data dan gebruiken als een soort dubbele controle op de juistheid van gegevens en hierdoor misverstanden over diensturen oplossen.”

Direct voordeel

Hankel vertelt dat de implementatie van Tachotime Manager veel voordelen oplevert. Zo bespaart Jan Bakker Logistiek sinds de implementatie ongeveer 16 uur aan administratieve werkzaamheden uit.

“Dat levert financieel voordeel op. Ook hebben we veel meer inzicht in de rij- en rusttijden van onze chauffeurs waardoor we ze beter kunnen inplannen. En natuurlijk worden door de betere en inzichtelijkere registratie overtredingen van de regels voorkomen. Hierdoor lopen we bij controles minder kans op een boete. Overigens worden overtredingen van de regels vrijwel nooit opzettelijk gemaakt, maar is er eigenlijk altijd sprake van overmacht. Dan kan een chauffeur bijvoorbeeld nergens parkeren en moet er nog een half uur worden doorgereden voordat hiervoor een geschikte plek is gevonden. In Tachotime Manager kunnen we opmerkingen aan eventuele overtredingen toevoegen. We hopen dat er door de inspectie milder wordt geoordeeld als er sprake was van overmacht. Overigens is het natuurlijk vooral belangrijk dat dit systeem een bijdrage levert aan het veilig uitvoeren van onze transportactiviteiten. Want dat staat bij ons altijd op de eerste plaats.”

Belangrijkste functionaliteiten van Tachotime Manager:

• Import en opslag van bestanden volgens wettelijke richtlijnen
• Automatische rapportage, diverse rapportagemogelijkheden en samenvattingen
• Waarschuwingen m.b.t. vervaldata van attesten en documenten (ADR-opleidingsgetuigschrift, geldigheid chauffeurskaart, medische bekwaamheid …)
• Alarmen bij het overschrijden van downloadtijden voor chauffeurskaart en digitale tachograaf
• Duidelijke presentatie van openstaande tachocontroles conform artikel 57 van de Europese wetgeving
• Beheer van rijbewijscontrole via RFID
• Catalogus met overzicht van boetes voor chauffeurs en bedrijven
• ILT (Inspectie leefomgeving en Transport)-rapportage (Nederland)

Artikel verschenen in maart 2021 in vakblad Transport & Logistiek