Chauffeurs hebben er maar een hekel aan, al die paperassen die ze dagelijks in hun vrachtwagen moeten meenemen. Rijbewijs, verzekeringspapieren, kentekenbewijs; ja, die moet een chauffeur uiteraard bij zich hebben, logisch, maar die hele papierwinkel met toegangsinstructies, ADR-richtlijnen, veiligheidswaarschuwingen en coronaregels, die heeft een ervaren chauffeur toch helemaal niet nodig! Hij komt al jaren op dezelfde laad- en loslocaties en kent alle regels en aandachtspunten al lang uit z’n hoofd, daar heeft hij al deze formulieren niet voor nodig.
Toch zijn chauffeurs, hoe ervaren ook, verplicht om al deze documenten bij zich te hebben tijdens een rit. Behalve informatie over de lading en de ‘proof of delivery’-documenten, gaat het in veel gevallen om papieren die een chauffeur in de praktijk niet veel gebruikt maar formeel wel altijd bij zich moet hebben. Dit kan zijn uit wettelijke verplichting, omdat de klant het eist of omdat bijvoorbeeld de ISO 9001-kwaliteitsrichtlijnen dit voorschrijven.
Mailen en appen
En bleef het nu maar bij die ene map met papieren, maar nee: veel documenten zijn inmiddels ook als pdf of in sommige gevallen zelfs als video-instructie beschikbaar. Chauffeurs ontvangen tijdens hun ritten ook nog eens email- en whatsapp-berichten met de laatste instructies. Het maakt het er voor een chauffeur niet overzichtelijker op.
Stress op kantoor
Ook voor uw mensen op kantoor zijn al die transportdocumenten een bron van stress. Zij moeten er immers voor zorgen dat iedere chauffeur bij iedere rit de juiste formulieren bij zich heeft en dat die ’s ochtends netjes voor hem of haar klaarliggen. Het is soms een hele klus om bij te houden welke documenten per rit nodig zijn en van ieder document de juiste versie beschikbaar te hebben. En uw planners hebben als het goed is wel wat beters te doen dan de hele dag met chauffeurs te moeten mailen en appen. Kortom, het beheren van documenten kost uw backoffice een hoop tijd en negatieve energie.
Papierloos transport
Gelukkig is er nu een instrument beschikbaar dat een einde maakt aan deze energieslurpende bureaucratie. Met de Document Management module in de plannerstool FleetCockpit van Trimble krijgen transportbedrijven op een eenvoudige manier grip op hun documenten en kunnen transportprocessen papierloos gemaakt worden. Alle documenten worden gedigitaliseerd en via uw TMS automatisch aan de juiste transportorders en chauffeurstaken gekoppeld. Wordt een taak vrijgegeven dan zitten hier als vanzelf de juiste documenten bij en voldoet u als vanzelf aan alle regels, eisen en wensen. Via de module kunnen planners bovendien handmatig documenten aan een taak koppelen of via een bericht naar een chauffeur versturen. Dit laatste kan ook naar meerdere vrachtwagens tegelijk. Via het vragenpad op de Trimble boordcomputer worden bestanden op het juiste moment aan de chauffeur aangeboden zodat hij ze in de praktijk ook vaker zal gebruiken.
Chauffeur in controle
Stelt u zich eens voor wat een plezier u alleen uw chauffeurs hiermee gaat doen. Ze hoeven zich niet meer om hun papierwinkel te bekommeren en hebben altijd en overal de juiste informatie onder de knop. Wat ook handig is: vanuit hun tablet of app kunnen ze gericht documenten opzoeken en beheren, net zoals ze met een andere oplossing van Trimble, de Absence Planner, hun verlofdagen kunnen regelen en hun salarisstroken kunnen inzien. Ze krijgen grip en controle op hun eigen werkproces, iets waar vrachtwagenchauffeurs zoals u weet erg op zijn gesteld.
Hogere winstmarge
Door het invoeren van een digitaal document management systeem zorgt u niet alleen voor minder stress op de werkvloer, het zal ook uw winstmarge ten goede komen. Uw bedrijf wordt efficiënter en u kunt met lagere kosten meer toegevoegde waarde aan uw klant bieden. Daarnaast hoeft u zich geen zorgen meer over eventuele boetes te maken; bij eventuele controles of kwaliteitsaudits hebben uw chauffeurs altijd de juiste verplichte documenten bij de hand.
Denk aan het milieu
En laten we ten slotte ook het milieu niet vergeten. Al die papieren documenten worden immers gemaakt van bomen die zo goed zijn voor ons welbevinden en de luchtkwaliteit op deze aarde. Papierloos transport … doet u het niet voor uw chauffeurs, voor uw kantoorpersoneel of voor uw winstmarge … doe het dan in ieder geval voor uw CO2footprint.
