Planners moeten meer trainen en vaker afstand nemen

Het vak van transportplanner verandert razendsnel. Nieuwe technologieën bieden volop kansen om het rendement van transportbedrijven te vergroten, maar dan moeten planners wel in staat zijn om die kansen te verzilveren. Het ITT-event van Trimble op 9 juni legt uit hoe ze dat kunnen doen. Dagvoorzitter Walther Ploos van Amstel vertelt alvast waarom het vak zo snel verandert.

Vroeger had een planner misschien vier tot acht vrachtwagens onder zijn hoede. Tegenwoordig zijn dat er al snel veertig tot zestig. Deze geweldige productiviteitsstijging is het gevolg van automatisering van het planningsproces. Met één druk op de knop maakt de computer volledig automatisch een planvoorstel. Daardoor hebben planners nog maar twintig in plaats van tachtig procent van hun tijd nodig voor het maken van een sluitende planning.

Mede daardoor is het werk van planners drastisch verandert. Ze zijn mindert tijd kwijt aan het schuiven met orders en houden meer tijd over voor het oplossen van problemen. Die tijd hebben ze hard nodig, want het aantal problemen stijgt door de toenemende verkeersdrukte en tijdsrestricties. Het is aan diezelfde planners om de uitvoering van de ritten te monitoren en in te grijpen als ergens een vertraging dreigt te ontstaan.

Train as you fight

Tegelijkertijd is ook de planner zelf verandert. De tijd is voorbij dat een planner dertig of veertig jaar bij hetzelfde transportbedrijf in functie bleef. Of dat de planner een ervaren chauffeur was die niet meer achter het stuur kon of wilde zitten. De planner van vandaag is een jonge hbo’er die na drie of vier jaar wil doorgroeien naar een andere functie. Die heeft geen jaren meer om het vak te leren, maar moet zo snel mogelijk op 100 procent besliscapaciteit zitten. 

Ook daarvoor zijn goede planningstools nodig, zodat planners zich kunnen concentreren op de beslissingen die ze moeten nemen. Die tools maken het bovendien mogelijk om prestaties van planners te beoordelen. Wie aan het eind van de dag weet hoe goed hij heeft gepland, leert sneller wat wel en niet werkt. Eventueel met hulp van een buddy, een ervaren collega die over de schouder meekijkt. Train as you fight, noemen ze dat in het leger.

AdobeStock_269487480

Rustmoment pakken

Wat betekent dit voor transporteurs? Allereerst dat ze niet alleen nieuwkomers maar ook hun ervaren planners moeten trainen, juist omdat het werk zo drastisch is veranderd. Er zijn nog altijd veel planners die hun planningstool gebruiken als een veredelde rekenmachine en daardoor maar een fractie van de functionaliteit gebruiken. Ook in de toekomst blijft trainen belangrijk omdat er nog meer innovatie in het verschiet ligt. Kijk bijvoorbeeld eens naar de Opleiding Planner 2.0 die mede door TLN is ontwikkeld.

Daarnaast is het zaak om regelmatig met het plannersteam een rustmoment te pakken en na te denken over het werk. Waarom hebben we de afgelopen week veertig improvisaties gehad? Waarom hebben we dertig charters moeten inzetten die niet waren voorzien? Wie alleen maar bezig is met de operationele transportplanning, loopt het risico elke dag weer dezelfde problemen te moeten oplossen. Problemen die kunnen worden voorkomen door op tactisch niveau naar de planning te kijken. Misschien moeten de ritten anders worden ingedeeld. Of zijn andere afspraken nodig met opdrachtgevers en hun klanten.

Beschikbaarheid van data

Beschikbaarheid van data is cruciaal. Die data geeft inzicht in de vraag welke ritten voor welke klanten wel en niet geld opleveren. Data stelt planners in staat om razendsnel te beslissen of een order van Quicargo, Sennder of andere transportmarktplaats wel of niet winstgevend kan worden uitgevoerd. Binnen veel bedrijven laat de datakwaliteit te wensen over omdat de software voor transportmanagement, transportplanning, vlootbeheer, verloning en zelfroostering onvoldoende op elkaar aansluiten. En omdat we voor nog geen twee procent van de ritten een digitale vrachtbrief gebruiken, waardoor de proof-of-delivery vaak niet meer is dan een geel papiertje met een handtekening.

Grote transportbedrijven beschikken naast het team van lokale, operationele planners vaak over een of meer tactische planners op centraal niveau. Die bedrijven worden steeds groter, efficiënter en winstgevender. Wie zich geen tactische planner kan veroorloven, zal misschien eens per twee weken een planner moeten vrijmaken voor tactische vraagstukken. Welke knelpunten kunnen snel worden opgelost? Waar liggen kansen voor verbetering? Wie die tijd niet neemt om hierover na te denken, kan beter maar stoppen met zijn bedrijf.

Bekijk het programma voor het ITT-event 2022 schrijf je in via onze website.

Over de auteur

Walther Ploos van Amstel

Lector City Logistics Hogeschool Amsterdam. Jhr. Walther Ploos van Amstel is een Nederlands bedrijfseconoom, lector City Logistiek, logistiek adviseur en house-deejay.