Kłótnie i negocjacje trwały latami, ale 1 stycznia 2021 r. Brexit stał się faktem. Od tego dnia wszedł w życie nowy zestaw przepisów celnych dotyczących transportu między krajami UE, a Zjednoczonym Królestwem. To już prawie standardowa sytuacja, więc zróbmy podsumowanie. Jak sprawnie przebiega transport między UE, a Zjednoczonym Królestwem? A co firmy transportowe mogą zrobić, aby go poprawić i podnieść jakość swoich usług? Być może Brexit daje możliwość pozytywnego wyróżnienia się na tle konkurencji.
Wpływ Brexitu na transport
Jedną z najbardziej zauważalnych zmiandla firm transportowych jest to, że kierowcy muszą teraz ponownie zgłaszać się do urzędów celnych w „staromodny” sposób po przybyciu do Wielkiej Brytanii. Trzeba było się do tego ponownie przyzwyczaić. Po tych wszystkich latach w zjednoczonej Europie przyzwyczailiśmy się do dobrodziejstw swobodnego przepływu towarów, teraz znów musimy pokazać nasze dokumenty transportowe celnikowi. Towary eksportowe i importowe również należy ponownie zarejestrować, cyfrowo z wyprzedzeniem i prosić o osiemnastocyfrowy numer referencyjny operacji tranzytowej (MRN) dla każdej przesyłki.
Błędne kody MRN
Wdrażanie nowego systemu nie przebiegało zbyt sprawnie, zwłaszcza na początku. Kierowcy często musieli czekać godzinami, zanim nadeszła ich kolej w „urzędach celnych”, które w pośpiechu powstały w różnych miejscach Anglii. Ci, którzy nie mieli na to ochoty lub nie zdawali sobie z tego sprawy, jechali dalej, ryzykując tym samym wysokie kary dla swojego przesdiębiorstwa lub klienta. Bardzo często zdarzały się również problemy z numerami MRN. Kierowcy nie mieli ich przy sobie lub mieli inny kod niż ten podany w (cyfrowym) oświadczeniu. Czasami numery MRN były wpisywane po prostu nieprawidłowo…
Digitalizacja dokumentów transportowych
Po sześciu miesiącach od Brexitu jednym z najważniejszych wniosków jest to, że nowoczesna firma transportowa nie może obejść się bez porządnego systemu zarządzania dokumentami. Formularze celne, CMR, dowody dostaw, wytyczne dostępu, dokumenty ubezpieczeniowe... lista dokumentów transportowych jest tak obszerna, że nie da się ich wszystkich uporządkować za pomocą zwykłego systemu folderów ani dokumentu Excel. Zarządzanie dokumentami to proces biznesowy sam w sobie. Należy prowadzić dokładną dokumentację zawierającą informacje o tym, jaka jest właściwa wersja dokumentu i w jakich terminach jest ona ważna, orazktórzy kierowcy muszą mieć przy sobie dokumenty odpowiednie na daną podróż?
Dokumenty mają również określony status, dla którego należy podjąć działania, o których absolutnie nie można zapomnieć. Na przykład, jeśli zapomnisz zgłosić dokument celny na czas, dwa lub trzy miesiące później możesz spodziewać się wysokiej grzywny od organów podatkowych, czasami w wysokości dziesiątek tysięcy euro. Często można wyprostować taką sytuację, ale będzie to wymagało kilku dni dodatkowej (bezpłatnej) pracy. Tylko poprzez systematyczne zapisywanie dokumentów i organizowanie dla nich odpowiedniego przepływu Twoi ludzie będą pracować wydajnie i wszystko będzie zgodne z obowiązującymi przepisami.
Komfort pracy dla kierowców
Brexit nauczył nas również, jak ważna dla kierowców jest właściwa organizacja zadań administracyjnych. Ciężarówki wyposażone w komputery pokładowe, w których wszystkie niezbędne dokumenty dostępne były w formie cyfrowej, przechodziły przez odprawę celną stosunkowo sprawnie i bezstresowo. Dzięki interaktywnej ścieżce pytań kierowcy mogli, krok po kroku, przejść przez wszystkie formalności, co minimalizuje szanse na popełnienie błędu. Ci, którzy mieli terminale mobilne, mogli szybko i bezbłędnie zeskanować swoje kody MRN. Zmiany statusu były natychmiast synchronizowane z biurem, dzięki czemu klienci byli szybko informowani o postępach i nie było niespodzianek.
Niezawodna ETA
Cyfryzacja procesow pracy przyspiesza czas realizacji i zapobiega karom. Ale bez względu na to, jak dobrze to zorganizujesz, nigdy nie unikniesz opóźnień na przejściach granicznych z Wielką Brytanią. Sposób, w jaki radzisz sobie z tymi opóźnieniami, pokazuje również Twój poziom profesjonalizmu. Twoi klienci będą Ci wdzięczni, jeśli w sposób całkowicie przejrzysty będziesz informować ich o czasach załadunku i rozładunku oraz podawać możliwie najbardziej wiarygodną ETA. A co powiesz o platformie takiej jak Sixfold? W Trimble zintegrowaliśmy ją z naszym narzędziem do planowania FleetCockpit. Daje to naszym klientom dostęp w czasie rzeczywistym do danych na temat czasów opóźnień na wszystkich istotnych trasach w Europie, co pozwala planistom dokładnie przewidzieć, kiedy ciężarówka dotrze do celu.
Możliwość profilowania
Niestety, czas swobodnego przemieszczania się między Zjednoczonym Królestwem (UK), a krajami UE dobiegł końca. Dzięki cyfryzacji procesów administracyjnych możesz teraz zademonstrować, jak wyjątkowa jest Twoja firma transportowa. To Twoja szansa na zaprezentowanie się jako profesjonalny partner transportowy, sprawnie załatwiając formalności, dostarczając rzetelnych informacji i gwarantując zgodność z nowymi przepisami i regulacjami.
Dobry system zarządzania dokumentami zapobiega stresowi i poprawia Twoją pozycję konkurencyjną. Być może jednak Brexit na coś się przydał.
