As discussões e as negociações levaram anos, mas a 1 de janeiro de 2021 o Brexit tornou-se realidade. A partir desse dia, entrou em vigor um novo conjunto de regulamentos aduaneiros em matéria de transportes entre os países da UE e o Reino Unido (RU). Já quase nos habituamos a eles, por isso vamos fazer um balanço. Como se desenrola atualmente o processo de transportes entre a UE e o RU? E o que pode fazer, enquanto empresa de transportes, para o melhorar e aumentar a qualidade do seu serviço? Talvez o Brexit ofereça oportunidades para se distinguir dos concorrentes de forma positiva.
Impacto do Brexit nos transportes
Uma das alterações mais significativas para as empresas de transportes é o facto de os motoristas terem de informar novamente as estâncias aduaneiras sobre a sua chegada ao RU, tal como se fazia antigamente. Isto exigiu algum tempo de habituação. Após todos estes anos de unificação europeia, estávamos bastante habituados às vantagens da livre circulação de mercadorias, mas de repente vimo-nos na obrigação de mostrar novamente a documentação de transporte ao agente aduaneiro. A exportação e a importação de mercadorias estão novamente sujeitas a registo digital prévio e tem de solicitar um código de dezoito dígitos, o Número de Referência do Movimento (NRM), para cada remessa.
Códigos NRM errados
A implementação da nova formalidade não correu muito bem, especialmente no início. Os motoristas tinham muitas vezes de esperar várias horas antes de chegar a sua vez nas estâncias aduaneiras, que tinham sido instaladas à pressa em vários locais da Inglaterra. Os camionistas que não estavam para isso ou que não estavam a par seguiam viagem e, ao fazê-lo, arriscavam multas pesadas para a sua empresa ou para os seus clientes. Também era frequente as coisas correrem mal com os números NRM. Os motoristas não os tinham consigo ou tinham um código diferente do apresentado na declaração (digital). Por vezes, os NRM eram inseridos de forma incorreta…
Digitalizar documentos de transporte
Seis meses depois do Brexit, uma das maiores aprendizagens foi que, enquanto empresa de transportes moderna, não se pode prescindir de um sistema de gestão de documentos adequado. Formulários aduaneiros, CMR, provas de entrega, orientações de acesso, documentos do seguro, etc., o rol de documentos de transporte tornou-se tão grande que é impossível controlá-los a todos através de um simples sistema de pastas e/ou de um documento Excel. A gestão de documentos é, por si só, um processo empresarial. É necessário manter um registo preciso sobre a versão correta de um documento e em que datas o mesmo é válido. Quais os documentos que o motorista tem de ter consigo e para que viagem?
Os documentos também têm um determinado estado em função das ações que têm de ser tomadas, ações estas que não pode de forma alguma esquecer. Por exemplo, se se esqueceu de declarar um documento aduaneiro no prazo, é expectável que dois ou três meses depois haja uma multa pesada das autoridades tributárias, por vezes no valor de dezenas de milhares de euros. Muitas vezes, é possível corrigir a multa, mas são necessários vários dias de trabalho extra (não pago) para resolver a situação. Só uma organização sistemática dos documentos e um fluxo de trabalho rigoroso permitem que o seu pessoal trabalhe de forma eficiente, assegurando o cumprimento de todas as leis e regulamentos.
Fluxo de trabalho para motoristas
O Brexit também nos ensinou que é importante os motoristas organizarem adequadamente as tarefas administrativas. Camiões equipados com computadores de bordo, nos quais estão disponíveis digitalmente todos os documentos necessários, passaram na alfândega com relativa facilidade e sem qualquer problema. Através de um questionário digital interativo, os motoristas realizavam todas as formalidades passo a passo, reduzindo a probabilidade de cometer erros. Os motoristas que usavam terminais móveis podiam ler rapidamente e sem erros os seus códigos NRM. As alterações de estado eram imediatamente sincronizadas com os escritórios, permitindo que os clientes fossem rapidamente informados sobre o progresso, sem haver surpresas.
ETA fiáveis
A digitalização dos fluxos de trabalho permite acelerar os tempos de resposta e evitar multas. Mas, independentemente do quão bem os organiza, não é possível evitar atrasos nas fronteiras com o RU. A forma como lida com estes atrasos também demonstra o quão profissional é. Os seus clientes agradecem imenso o facto de ser completamente transparente sobre os tempos de carga e descarga, e de comunicar os ETA (Tempo Estimado de chegada) da forma mais fiável possível. Alguma vez considerou uma plataforma de visibilidade, como a Sixfold? Esta encontra-se integrada na ferramenta de planeamento FleetCockpit da Trimble. Os nossos clientes têm, assim, acesso a dados em tempo real sobre atrasos em todas as principais estradas da Europa, o que permite aos seus agentes de planeamento prever o momento exato em que um camião irá chegar ao seu destino.
Oportunidade para definir o seu perfil
Infelizmente, chegou ao fim o tempo da livre circulação entre o Reino Unido (RU) e os países europeus. Com a digitalização dos seus processos administrativos, pode demonstrar o quão diferenciadora é realmente a sua empresa de transportes. É a sua oportunidade de se apresentar como parceiro profissional do setor dos transportes, tratando facilmente das formalidades, fornecendo informações fiáveis e assegurando a conformidade com novas leis e regulamentos.
Um bom sistema de gestão de documentos evita complicações e melhora a sua posição no mercado. Afinal, talvez o Brexit tenha sido bom para alguma coisa.
