Os motoristas detestam toda a papelada que levam consigo nos seus camiões todos os dias. Carta de condução, documentos do seguro, certificado de matrícula, etc. Sim, um motorista deve fazer-se acompanhar destes documentos, naturalmente. Mas de toda a papelada com as instruções de acesso, orientações do ADR, avisos de segurança e regras sobre o coronavírus, um motorista experiente não precisa de tudo isto! Há anos que vai aos mesmos locais de carga e descarga, e sabe de cor todas as regras e pontos a ter em atenção, não precisa de todos estes formulários.
Contudo, os motoristas são obrigados a ter todos estes documentos consigo na viagem, independentemente da sua experiência. Para além dos documentos de informação sobre a carga e da prova de entrega, estes são documentos que o motorista não usa regularmente na prática, mas é um requisito formal que os tenha consigo em todos os momentos. Isto deve-se, possivelmente, a obrigações legais, exigências do cliente ou indicação das orientações de qualidade da ISO 9001, por exemplo.
E-mails e mensagens
Se ao menos ficasse toda a papelada guardada numa só pasta, mas não. Hoje em dia muitos documentos também se encontram disponíveis em formato PDF ou, em alguns casos, existem vídeos com instruções. Os motoristas também recebem e-mails e mensagens de WhatsApp com as instruções mais recentes sobre as suas viagens. Isto não facilita a vida do motorista.
Stress no escritório
Todos estes documentos de transporte são fontes de stress para o seu pessoal no escritório. Devem assegurar-se de que todos os motoristas têm os formulários corretos para cada viagem e que se encontram preparados e à espera do motorista na manhã seguinte. Por vezes é um verdadeiro desafio estar a par dos documentos necessários para cada viagem e de ter à disposição as versões corretas de cada documento. Além disso, o pessoal de tráfego tem coisas melhores para fazer do que enviar e-mails e mensagens aos motoristas durante todo o dia. Em suma, a gestão dos documentos é muito dispendiosa a nível de tempo e energia para o seu pessoal de back office.
Transporte sem papel
Felizmente, está agora disponível um instrumento que coloca um ponto final nesta burocracia desgastante. Com o módulo Document Management na ferramenta de planeamento FleetCockpit da Trimble, as empresas de transportes podem obter facilmente os seus documentos e os processos de transporte podem ser levados a cabo sem papel. Todos os documentos estão em formato digital e são automaticamente associados aos pedidos de transporte e às tarefas do motorista corretos, através do TMS. Quando é criada uma tarefa, esta inclui automaticamente os documentos corretos e, assim, cumpre todas as regras, requisitos e pedidos de uma forma automática. O módulo também permite ao pessoal de tráfego associar manualmente os documentos à tarefa ou enviá-los ao motorista através de mensagem. Esta mensagem pode ser enviada a vários camiões em simultâneo. Através dos questionários digitais no computador de bordo da Trimble, os documentos são entregues ao motorista no momento certo, para que este os utilize com mais frequência na sua atividade.
Motorista no comando
Imagine a felicidade que proporcionaria aos seus motoristas. Eles já não teriam de se preocupar com toda a papelada e poderiam contar com as informações corretas na ponta dos dedos, a qualquer hora e em qualquer lugar. Outro aspeto útil é que podem pesquisar e gerir documentos específicos no seu tablet ou na aplicação, da mesma forma que podem marcar os seus dias de férias e visualizar os seus recibos de vencimento com outra solução da Trimble, a Absence Planner. Poderão estar a par e controlar o seu próprio processo de trabalho que, como sabe, é algo que os motoristas apreciam bastante.
Maior margem de lucro
Ao implementar um sistema de gestão de documentos digitais, contribuirá não só para a redução de stress no local de produção, como também para o aumento da margem de lucro. O seu negócio torna-se mais eficiente e poderá criar mais valor acrescentado para o cliente com menor custo. Além disso, não terá de se preocupar com possíveis multas; caso ocorram inspeções ou auditorias de qualidade, os seus motoristas terão sempre a documentação correta e obrigatória disponível.
Pense no ambiente
Não nos esqueçamos do ambiente. Afinal, todos os documentos em papel são feitos a partir de árvores, que são muito importantes para o nosso bem-estar e para a qualidade do ar na Terra. Transporte sem papel… se não o quer fazer pelos seus motoristas, pelo seu pessoal de escritório ou pela sua margem de lucro… então, faça-o, pelo menos, pela sua pegada de carbono.
